français
2.842.687, dat is het aantal mails dat in oktober aan de VUB werd verstuurd en ontvangen. Aan het lezen en beantwoorden van al die mails gaat niet minder dan 28 procent – 13 uur – van de volledige werktijd op, terwijl twee derde van de mails eigenlijk ruis zijn. Bovendien blijkt uit onderzoek blijkt dat uitpuilende mailboxen niet goed zijn voor de werkende mens: een overvolle mailbox zorgt voor ergernis en werkstress. En daar wil VUB-rector Caroline Pauwels wat aan doen. Ze wil van de VUB een van de beste werkplekken van Vlaanderen maken, en daarvoor moet het mailverkeer naar een aanvaardbaar niveau.
De VUB ging te rade bij Professor-Emeritus Luc Chalmet van Ugent en de universiteit van Antwerpen, die over het e-mailgebruik een boek schreef (Mijn inbox is vol). Hij beweert, op basis van talloze wetenschappelijke studies, dat de gevolgen van teveel mailverkeer voor het welbevinden op het werk en voor de gezondheid nefast zijn. “Een kwart van onze werktijd gaat naar mailbeheer, we onderbreken voortdurend ons werk voor binnenkomende mails. 87 procent van alle werknemers lijdt onder een teveel aan mails en meer dan te helft zegt het aantal mails niet meer te kunnen beheersen.”, aldus Chalmet.
Voorts checkt 81 procent zijn mails tijdens de vakantie of na het werk en de helft leest nog mails na elf uur ’s avonds, vlak voor het slapengaan. Tien procent leest zijn mails zelfs tijdens huwelijksfeesten, kerkdiensten en begrafenissen. “We weten dat een overdosis mails de bloeddruk doet stijgen en de harstlag en het cortisolniveau de hoogte in jaagt”, zegt Chalmet. ” Teveel mail is simpelweg niet gezond. Uit onderzoek blijkt het één van de grote oorzaken te zijn van stress op de werkvloer, zeker bij mensen die zich continu laten afleiden door binnenkomende berichten. Medewerkers kunnen best hun mail-bezigheden concentreren in goed omlijnde blokken en voor de rest hun mail laten voor wat die is.”
Telkens het werk onderbroken wordt door een binnenkomende mail of sms, duurt het gemiddeld 64 seconden eer de werknemer terug bij zijn kerntaken belandt. En het volume aan berichten blijft groeien, waardoor de ongezonde stress alleen maar toeneemt en het VUB-personeel almaar minder aan zijn eigenlijk werk toekomt.
“Stress is een belangrijke component van welzijn”, aldus rector Pauwels. “En teveel stress draagt bij tot burn-out. We hebben er dan ook alle belang bij om de e-mail als communicatiemiddel op een zo efficiënt mogelijke manier te gebruiken. De effectiviteit en productiviteit van de mails kan verdubbeld worden door heel bewust beter om te gaan met het medium. Dat betekent dat de tijd die aan het mailverkeer besteed wordt, gehalveerd kan worden met dezelfde toegevoegde waarde als resultaat. Als we uitgaan van een conservatieve 20 procent mail-tijdsbesteding bij aanvang, dan betekent goed efficiënt mailgebruik een tijdswinst van zeker 10 procent over de hele lijn, gekoppeld aan het wegnemen van een belangrijke oorzaak van chronische stress bij de medewerkers.”